Cos’è l’anagrafe condominiale e chi se ne occupa

Tempo di lettura: 3 minuti

Un condominio, al pari di una persona fisica, ha una sua “identità” e dei documenti che lo identificano, come il codice fiscale o i registri della contabilità. Tra questi, troviamo l’anagrafe condominiale, di cui deve occuparsi l’amministratore condominiale tra le numerose mansioni e doveri, peculiari del suo incarico. 

L’anagrafe condominiale è una raccolta di informazioni con le generalità di chi vive nel condominio, i dati catastali delle unità abitative e le condizioni delle parti comuni; ogni informazione viene poi raccolta nell’apposito registro. Nessun condòmino o amministratore può opporsi a tale decisione, poiché è la legge, attraverso il Codice Civile (articolo 1130) a prevedere e regolarne l’uso obbligatorio. 

Cos’è l’anagrafe condominiale e a cosa serve

L’anagrafe condominiale è una raccolta di informazioni con le generalità di chi vive nel condominio, i dati catastali delle unità abitative e le condizioni delle parti comuni.

Tali informazioni sono tutelate dalla normativa sulla privacy condominiale; ogni informazione viene poi raccolta nell’apposito registro.

Nello specifico, il registro deve contenere: 

• generalità di chi ha beneficio di una singola unità immobiliare: nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, residenza o domicilio, numero di telefono, indirizzo mail. Ad esempio, per un singolo appartamento dove c’è un proprietario e un inquilino, devono essere forniti i dati di entrambi. 
• dati catastali dell’unità immobiliare: sezione urbana, foglio, particella, subalterno, comune di ubicazione, che possono essere recuperati sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
• dati sulla sicurezza delle parti in comune dell’edificio: certificazioni di idoneità e sicurezza degli impianti nel condominio che l’amministratore richiede eventualmente a enti o a figure professionali sulla sicurezza, dopo aver effettuato l’inventario di impianti delle parti comuni. Se durante i controlli gli impianti sono danneggiati, mal funzionanti o pericolosi, è l’amministratore che deve risolvere il problema tempestivamente, perché ha un ruolo di responsabilità per la sicurezza di tutto l’edificio.

Tutte queste informazioni servono all’amministratore condominiale per facilitare il suo lavoro; può ad esempio reperire il numero di telefono per eventuali solleciti di pagamento, riunire i condòmini in assemblee o inviare informazioni e avvisi.

Come funziona l’anagrafe condominiale

Raccolta dei dati: il questionario 

Per creare l’anagrafe, l’amministratore è quindi tenuto a chiedere generalità e informazioni ai singoli condòmini per completare il registro. Naturalmente, in un supercondominio o in condomini anche più piccoli è impensabile ricevere e chiedere personalmente i dati e trascriverli manualmente per ognuno.

Infatti, per la dichiarazione all’anagrafe condominiale l’amministratore sottopone un questionario realizzato su un modello non standard (può variare in base alle scelte dell’amministratore o al tipo di condominio). 

Chi deve compilarlo? Il proprietario dell’appartamento che invia le proprie generalità. Se ci sono due proprietari è sufficiente indicare le generalità di uno soltanto. 

Bisogna fornire invece anche i dati di eventuali: 

• Inquilini
• Comodatari
• Titolari di uso
• Usufruttuari 
• Titolari di abitazione
• Titolari di superficie

Da questa lista, sono quindi esclusi eventuali familiari. 

E se ci sono dei cambiamenti di proprietà? Bisogna inviare i nuovi dati all’amministratore in forma scritta entro 60 giorni. 

Realizzazione e conservazione del registro 

Una volta che l’amministratore riceve le informazioni necessarie sui condòmini, raccoglie le loro generalità e dati dell’appartamento in un unico documento, da conservare insieme ad altri fascicoli importanti come verbali delle assemblee e tabelle millesimali. 

Nel caso in cui alcuni condòmini non abbiano compilato e inviato il questionario, l’amministratore può fare un sollecito tramite raccomandata. Se entro 30 giorni dal sollecito l’amministratore non riceve risposta, deve recuperare i dati rivolgendosi al Comune e ad altri enti, addebitando eventuali costi al condòmino in questione. 

Cosa succede se l’amministratore non vuole mostrare il registro e impedisce ai condomini l’accesso all’anagrafe condominiale?

Come per ogni richiesta di visione per qualsiasi documento comune al condominio, l’amministratore non può opporsi poiché in tal caso rischia la revoca della nomina. Alla richiesta di un condòmino, l’amministratore deve quindi fornire gratuitamente accesso, o una copia, a fronte della quale il richiedente è tenuto a pagare un rimborso per la spesa sostenuta.