Privacy e Condominio

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In condominio, che per definizione è “un edificio composto da più unità immobiliari appartenenti a diversi proprietari e da alcune parti comuni connesse fra loro”, le informazioni personali sui condomini possono essere molte e spesso facilmente accessibili.

Dati che se non opportunamente trattati, potrebbero rivelare informazioni anche delicate su coloro che vivono nell’edificio.

L’equilibrio tra la trasparenza della gestione della cosa comune e il diritto alla riservatezza è uno dei principi cardine del Regolamento Europeo 16/679 (denominato G.D.P.R. ovvero General Data Protection Regulation)

In vigore dal 25 maggio 2018 che integra e completa il Codice della privacy (decreto legislativo n.196/2003) e si applica anche al contesto condominiale.

Dieci cose da sapere sulla privacy in condominio

In questo articolo trovi risposte ad alcune tra le domande più frequenti sul tema della privacy condominiale.

Per approfondire gli aspetti giuridici in materia di protezione dei dati personali qui accennati, puoi consultare il sito www.garanteprivacy.it

1- Quali sono gli adempimenti obbligatori per la privacy del condominio?

Come prima cosa occorre considerare il ruolo dell’amministratore di Condominio.

Se, come consigliabile, anche al fine di limitare le responsabilità, è necessario nominare l’amministratore Responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 GDPR.

Tra i principali doveri dell’amministratore, nel suo ruolo, dovrà garantire quelle misure tecniche e organizzative adeguate al rischio e verificare le misure di sicurezza adottate per mitigare i rischi di perdita o distruzione dei dati personali.

Occorrerà strutturare quelle procedure di adeguamento e quei registri che consentono di ottemperare agli obblighi di accountability, minimizzazione e finalità del trattamento, per far si che vengano trattati solamente i dati strettamente necessari rispetto alle finalità che si intendono perseguire.

Andranno strutturate le procedure per il caso di perdita accidentale e/od occasionale dei dati, i registri delle attività di trattamento, i registri degli accessi, quelli password, l’analisi dei rischi e ogni altra attività che un buon amministratore deve essere in grado di garantire al fine di dimostrare la sua consapevolezza e responsabilizzazione verso gli obblighi imposti dalla norma.

Compito dell’amministratore è poi quello di nominare i fornitori propri e del condominio come sub- responsabili del trattamento.

L’amministratore può trattare i dati personali non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni, come ad esempio i dati anagrafici e gli indirizzi, i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà, eventuali dati necessari al calcolo delle spese condominiali.

2- Quando l’amministratore di condominio viola la privacy?

È vietato trattare dati non correlati ad attività di gestione e amministrazione delle parti comuni o non collegati alle quote dovute dai partecipanti al condominio.

Non si possono inserire annotazioni personali quali “sposato” o “non verrà all’assemblea”.

Nel caso in cui vengano utilizzati dati riferibili a soggetti terzi, è importante informarli sugli scopi e sulle modalità del trattamento dei dati.

Laddove l’amministratore voglia trattare dati per finalità diverse rispetto a quelle collegate alla sua attività, deve necessariamente inserirlo in un’apposita informativa e acquisire il relativo consenso da parte dei condomini.

3- Soggetti diversi dai condomini: che ruolo assumono sotto il profilo della data protection?

I dipendenti (come, ad esempio, il portiere) saranno, se trattano dati personali, persone autorizzate al trattamento rispetto al condominio o all’amministratore stesso.

Mentre i soggetti esterni che operano attività di trattamento di dati personali per conto del condominio saranno responsabili del trattamento (se nominati in forma scritta ex art 28 GDPR), tranne ovviamente quelli che, operando in base a un potere decisionale autonomo, saranno titolari del trattamento. 

Fuori dei casi previsti dalla normativa, né il condominio, né l’amministratore, né il portiere, né il singolo condomino o inquilino che viene a conoscenza di un dato personale può farlo conoscere ad altro partecipante o a terzi.

4- Come devono essere conservati i dati?

L’amministratore deve conservare la documentazione (cartacea o digitale) con adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati, ad esempio non lasciandoli incustoditi o in luogo accessibile in sua assenza.

Particolari cautele devono essere adottate quando si trattano, tra gli altri, dati sensibili o giudiziari. 

L’amministratore è tenuto a comunicare ai condomini i propri dati anagrafici e professionali (generalità, domicilio, recapiti anche telefonici) all’ingresso del Condominio.

5- Chi può accedere all’anagrafe condominiale?

Al di fuori dei condòmini, a cui è sempre consentito richiedere l’accesso all’anagrafe condominiale, solo le autorità amministrative (Comune o Agenzia delle Entrate), nell’esercizio delle attività di contrasto all’evasione fiscale, possono consultarlo.

L’accesso e la consultazione dell’anagrafe condominiale non è dunque consentito a terzi, fatto salvo il caso specifico dell’art. 63 disp. att. c.c. del fornitore creditore del condominio in possesso di un titolo esecutivo che non sia stato soddisfatto e che, al fine di recuperare il credito chieda all’amministratore i dati dei condomini morosi.

6- Quali informazioni può conoscere il singolo condomino?

Oltre alle informazioni che lo riguardano, il condomino può conoscere le spese e gli inadempimenti degli altri condòmini, sia al momento del rendiconto annuale, sia facendone richiesta all’amministratore.

A prevalere, in questo caso, è il principio della trasparenza nella gestione condominiale: l’eventuale riferimento alla privacy per impedire la conoscenza di queste informazioni è fuori luogo.

7- Quando può essere effettuato il trattamento dei dati personali senza il consenso dell’interessato?

Soltanto nei casi tassativamente previsti ai sensi dell’art. 6 del GDPR, per esempio quando il trattamento è previsto da un obbligo di legge oppure quando è necessario per adempiere a obblighi contrattuali.

8- Un condòmino può installare una telecamera che riprende aree di sua pertinenza (es. la sua porta)?

In questo caso non è necessario segnalare la presenza del sistema di videosorveglianza con un apposito cartello, perché l’installazione della videosorveglianza è svolta per fini personali e le immagini non vengono condivise con terzi o diffuse: non si applicano quindi, le norme previste dalla disciplina di riferimento. Rimangono comunque valide le disposizioni in tema di responsabilità civile e di sicurezza dei dati.

Va sottolineato che occorre che il sistema di videosorveglianza sia installato, per quanto possibile, in modo da riprendere solo lo spazio privato, in caso contrario, anche per il condomino diviene obbligatorio seguire le regole imposte dalle Linee Guida 3/2019 dell’E.D.P.B. -European Data Protection Board sulla videosorveglianza.

9- La bacheca condominiale può essere usata per comunicare con un singolo condòmino?

Vale la regola che gli spazi condominiali sono utilizzabili esclusivamente per diffondere avvisi a carattere generale come, ad esempio, malfunzionamenti degli impianti e non per comunicazioni che comportano l’uso di dati personali.

Per comunicazioni individualizzate è necessario fare ricorso a modalità alternative che scongiurano il rischio che soggetti terzi vengano a conoscenza delle informazioni relative a singoli condòmini o affittuari.

È possibile, tuttavia, lasciare i verbali dell’assemblea in busta chiusa nella cassetta delle lettere del singolo condomino.

10- Regole per installare un sistema di videosorveglianza condominiale

Tra gli obblighi vi è quello di segnalare le telecamere con appositi cartelli e quello di non conservare le registrazioni per più di 24-48 ore in caso di dipendente e sette giorni negli altri casi.

Per tempi di conservazione superiori ai sette giorni è necessario presentare una verifica preliminare al Garante.

Nell’utilizzo dei dati occorre sempre farsi guidare dal principio di proporzionalità tra utilizzo dei dati e finalità e predisporre un’apposita valutazione che tenga conto dell’aspettativa degli interessati a farsi riprendere, dell’attualità e della necessità dell’installazione dell’impianto di videosorveglianza condominiale.

La delibera deve adottarsi con il quorum previsto dall’art. 1122 ter c.c. (500 millesimi e maggioranza degli intervenuti). I dati sanitari non sono normalmente dati utilizzabili dall’amministratore, a meno che non vi siano casi in cui sia indispensabile per il condominio, ad esempio in caso di delibera di abbattimento di barriere architettoniche.

Estia come gestisce la privacy?

Estia è responsabile del trattamento dati e le sedi locali, gestite dagli amministratori di condominio individuati dall’azienda, sono addetti al trattamento e si conformano alle indicazioni, alle procedure e agli standard di sicurezza e di qualità imposti dall’azienda.

Il bilanciamento tra gli interessi personali alla riservatezza del singolo condomino e la trasparenza contabile e gestoria sono uno dei punti cardine delle politiche sul trattamento dei dati personali effettuate da Estia, la quale ha anche messo a disposizione dei condomini un proprio D.P.O. (Data Protection Officer), il quale garantisce l’esecuzione di procedure tecniche e organizzative adeguate al rischio e la formazione di ogni soggetto che tratta i dati per conto dell’azienda.

Il tutto a piena garanzia dei propri amministrati.