Scrivere una mail all’amministratore di condominio: un esempio pratico

Tempo di lettura: 3 minuti

Quante volte avrai provato a parlare con l’amministratore del tuo condominio, ma era di fretta oppure avrai provato a chiamarlo, ma non risponde mai al telefono. 

Comunicare con l’amministratore condominiale, a volte, sembra impossibile e pare quasi che non ci sia alcun modo per risolvere alcune questioni o semplicemente per porgli delle domande e avere dei chiarimenti. 

Rimane allora una soluzione: scrivere una mail dalla tua casella di posta, magari da una casella di posta certificata (PEC), anche per aver traccia della richiesta. Sicuramente un metodo più veloce rispetto a una lettera cartacea con raccomandata. 

Ma come scrivere una mail all’amministratore, che sia efficace e che non venga cestinata? Di seguito spieghiamo passo passo come fare e un esempio finale da cui prendere spunto. 

1. Pensa alla motivazione della mail e scrivi l’oggetto

Perché stai contattando l’amministratore? 

La risposta sarà l’oggetto della mail, che si compone al massimo di una decina di parole, per far capire in maniera esaustiva e veloce la tua richiesta. 

Immagina che uno studio di amministrazione riceve molte mail e richieste ogni giorno, quindi è importante essere chiari ed esaustivi sin da subito e, cosa principale, essere bravi a catturare l’attenzione a partire dalla scelta strategica dell’oggetto.

Un esempio di oggetto efficace potrebbe essere: 

Spiegazione bilancio condominio di Corso Cavour, Perugia

Guasto per le tubature idriche condominio La Fenice di Formia

Assegnazione parcheggio condominiale di Maria Rossi 

Ne approfittiamo per ricordare che bisogna contattare l’amministratore di condominio solamente in casi davvero utili. 

Ad esempio, tra i suoi doveri, non deve sicuramente rispondere e porre fine alle controversie personali tra due condomini, ma ha il dovere di rispondere a situazioni urgenti come: 

• crepe all’interno o all’esterno dell’edificio 
• cornicione pericolante
• calcinacci che cadono dai balconi ecc.

2. La struttura e il linguaggio del testo

La forma è importante per essere chiari e avere l’attenzione dell’amministratore del tuo condominio. Come accennato poc’anzi, le caselle mail degli studi di amministrazione sono numerose e altrettanto numerose sono le problematiche da capire e da risolvere. 

Per questo, oltre ad avere un linguaggio chiaro e formale, il testo della mail deve essere sintetico e al tempo stesso esaustivo. 

Come fare quindi? 

• inizia con i saluti all’amministratore 
• presentati scrivendo il tuo nome e cognome 
• da quale condominio e da quale città stai scrivendo 
• scegli l’argomento di cui vuoi parlare
• scrivi una scaletta che segua un ordine logico per spiegare il problema o la domanda 
• sviluppa ogni punto della mail 
• concludi con i saluti 
• scrivi il tuo nome e cognome alla fine.

In ultimo, anche se sembrerà scontato, ricorda che è importante mantenere un linguaggio rispettoso nei confronti delle persone e del loro lavoro; quindi, anche se stai affrontando un argomento scomodo o critico, per il quale probabilmente hai subito un’ingiustizia, cerca di mantenere la calma, scrivendo con un tono appropriato, senza insultare o accusare e senza correre il rischio di beccarti eventuali denunce, nonostante tu abbia ragione. 

3. Allega documenti necessari, nel giusto formato

Un allegato può essere un documento utile a dimostrare un avvenuto pagamento, la firma o presa visione da parte di altri condomini di un’eventuale richiesta o di un preventivo accettato, e così via.

È sempre utile quindi allegare alla mail documenti di riconoscimento, verbali delle assemblee condominiali, ricevute di pagamento o altro. 

In questi casi, prima di inviare la mail, assicurati che le informazioni nei file scannerizzati siano leggibili e che il formato degli stessi sia adatto a tutti i dispositivi. Solitamente i file pdf sono i favoriti per questo scopo. 

Fac-simile di mail all’amministratore di condominio 

Oggetto: …………….

Egregio Signor Amministratore, 

mi chiamo NOME e COGNOME, residente nel condominio …(nome del condominio, se c’è)…. di via……………………………………in ………………………………….

Le scrivo questa mail per/ Le scrivo in merito a…/ Le scrivo in riferimento a…

……………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………

Alla luce di quanto scritto le chiedo gentilmente di prendere i dovuti provvedimenti/ di risolvere la situazione tempestivamente/di fornire le informazioni necessarie per…/

In attesa di una gentile risposta, le porgo i miei cordiali saluti

NOME E COGNOME