Autoconvocazione dell’assemblea condominiale: come funziona

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L’autoconvocazione dell’assemblea di condominio rappresenta un meccanismo fondamentale nella gestione della vita condominiale, offrendo ai condòmini la possibilità di riunirsi e prendere decisioni importanti riguardanti la comunità, anche in assenza di iniziativa da parte dell’amministratore. 

Questo processo, non solo garantisce la continuità nella gestione del condominio, ma rappresenta anche un diritto essenziale per i condòmini di partecipare attivamente alle decisioni che influenzano il loro ambiente di vita quotidiano.

L’autoconvocazione dell’assemblea di condominio è quindi un processo attraverso il quale i condòmini, in mancanza di convocazione da parte dell’amministratore o in caso di sua inerzia, possono essi stessi indire un’assemblea. 

Questo diritto è previsto dalla legge italiana che regola la vita condominiale e mira a garantire che le decisioni importanti possano essere prese tempestivamente, assicurando la partecipazione diretta dei condòmini alla gestione delle parti comuni e alla risoluzione delle questioni che li riguardano.

Qual è la procedura?

Per procedere all’autoconvocazione dell’assemblea di condominio, è necessario seguire alcune regole specifiche: 

• raccogliere le firme di almeno un sesto dei condòmini che rappresentino almeno un sesto del valore dell’edificio, come previsto dalla normativa vigente;
• prima di procedere con l’autoconvocazione, è buona norma, anche se non sempre obbligatoria, informare l’amministratore del condominio riguardo l’intenzione di indire l’assemblea, fornendogli l’opportunità di convocarla lui stesso;
• la convocazione deve essere fatta seguendo le modalità previste dal regolamento condominiale o, se mancante, da quelle stabilite dalla legge. È importante specificare l’ordine del giorno, la data, l’ora e il luogo dell’assemblea, garantendo a tutti i condòmini un preavviso adeguato. L’avviso di convocazione deve essere recapitato agli aventi diritto, ovvero ai condòmini e agli usufruttuari, almeno cinque giorni prima della data prevista per la riunione in prima convocazione.
  La comunicazione può avvenire attraverso diversi canali: fax, posta elettronica certificata (PEC), raccomandata o consegna diretta a mano, assicurandosi così che ogni partecipante riceva in tempo utile tutte le informazioni necessarie per partecipare all’assemblea.

Durante l’assemblea…

Durante l’assemblea, sarà necessario eleggere un presidente e, se previsto, un segretario. Il presidente avrà il compito di guidare i lavori, assicurando il rispetto dell’ordine del giorno e la corretta procedura di votazione.

Al termine dell’assemblea, è fondamentale redigere un verbale che riassuma le discussioni avvenute, le decisioni prese e il risultato delle votazioni. 

Il verbale deve essere firmato dal presidente dell’assemblea (e dal segretario, se presente) e conservato tra i documenti condominiali. 

Sarà poi compito dell’amministratore di condominio dare seguito alle decisioni prese, a meno che l’assemblea non abbia deciso diversamente riguardo la gestione delle questioni trattate.

Dopo l’assemblea, è buona prassi comunicare a tutti i condòmini i risultati delle votazioni e le decisioni adottate, specialmente a coloro che non hanno potuto partecipare, assicurando così trasparenza e partecipazione alla vita condominiale.

Questi passaggi garantiscono che l’autoconvocazione dell’assemblea di condominio si svolga in modo ordinato e conforme alle disposizioni legali, permettendo ai condòmini di esercitare i loro diritti e doveri nella gestione delle questioni condominiali.

In quali casi si verifica l’autoconvocazione dell’assemblea condominiale

L’autoconvocazione si verifica tipicamente in situazioni in cui l’amministratore di condominio non adempie ai suoi doveri di convocazione delle assemblee periodiche o straordinarie, necessarie per la trattazione di argomenti urgenti o importanti. Nello specifico, quando:

• l’amministratore non convoca l’assemblea almeno una volta all’anno per l’approvazione dei conti e la programmazione delle spese;
• quando emergono questioni che richiedono una decisione rapida, come lavori di manutenzione straordinaria o risoluzione di problemi che compromettono la sicurezza o l’integrità dell’edificio;
• in casi di inattività o negligenza da parte dell’amministratore, che impedisce la normale gestione delle questioni condominiali.

L’autoconvocazione dell’assemblea di condominio può inoltre verificarsi in assenza di un amministratore, oppure qualora dovesse cessare il suo servizio.

La cessazione del servizio da parte dell’amministratore può avvenire per diverse ragioni, come la scadenza del mandato, una revoca, o le dimissioni dall’incarico. 

In tali circostanze, può sorgere un periodo di vuoto gestionale prima che venga nominato un nuovo amministratore. 

Durante questo intervallo, l’autoconvocazione da parte dei condòmini permette di affrontare tempestivamente le questioni urgenti e di procedere con la nomina di un nuovo amministratore, assicurando così che il condominio continui a funzionare senza interruzioni.

Rischi e precauzioni nell’autoconvocazione dell’assemblea di condominio 

Benché sia uno strumento prezioso per garantire la partecipazione attiva dei condòmini alla gestione delle questioni condominiali, l’autoconvocazione dell’assemblea di condominio può comportare alcuni rischi e complicazioni, specialmente in assenza di un amministratore o di un moderatore che guidi i lavori. Vediamo quali sono i rischi principali.

• Uno dei rischi maggiori è rappresentato dalla potenziale mancanza di conformità alle norme legali che regolano le assemblee condominiali. Questo può avvenire quando i condòmini non sono pienamente a conoscenza delle procedure corrette da seguire per l’indizione e lo svolgimento dell’assemblea, portando a decisioni che potrebbero essere successivamente impugnate per vizi procedurali.
• In assenza di un amministratore o di un moderatore neutrale, le discussioni in assemblea potrebbero degenerare in conflitti personali, rendendo difficile raggiungere decisioni condivise e costruttive. La figura dell’amministratore, in questo contesto, svolge spesso un ruolo di mediazione indispensabile.
• La mancanza di un amministratore che segua l’attuazione delle decisioni prese in assemblea può portare a inefficienze e ritardi. L’amministratore, infatti, ha il compito di dare esecuzione alle delibere, occupandosi degli aspetti pratici e burocratici. Senza questa figura, i condòmini devono organizzarsi autonomamente, con il rischio di non portare a termine quanto deciso.
• Senza la presenza di un amministratore che garantisca la corretta e completa comunicazione delle convocazioni, alcuni condòmini potrebbero non essere informati dell’assemblea o ricevere l’avviso con ritardo, compromettendo il principio di partecipazione che sta alla base della gestione condominiale.

Per ridurre i rischi associati all’autoconvocazione dell’assemblea di condominio, è consigliabile, quindi:

• assicurarsi di seguire scrupolosamente le procedure legali per la convocazione e lo svolgimento dell’assemblea;
• considerare la possibilità di nominare un moderatore tra i condòmini, preferibilmente una persona con esperienza o competenze legali, per guidare i lavori dell’assemblea;
• documentare accuratamente le discussioni e le decisioni prese, redigendo un verbale dettagliato e facendolo firmare dai partecipanti;
• comunicare in modo trasparente e tempestivo con tutti i condòmini, utilizzando tutti i mezzi di comunicazione disponibili per assicurare la massima partecipazione.