Come e quando cambiare l’amministratore di condominio

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Abbiamo visto in diverse situazioni che l’amministratore di condominio è una figura professionale fondamentale, sia per la gestione che per la burocrazia di un edificio condominiale. Tuttavia per diverse ragioni, ci possono essere situazioni in cui diventa necessario fare il cambio dell’amministratore condominiale, ma quali sono queste situazioni? E qual è la prassi da seguire, ma soprattutto, quando è bene avviarla?

Innanzitutto bisogna chiarire che se parliamo di cambiare l’amministratore di condominio, ci riferiamo alla sostituzione dell’amministratore in carica in virtù di un nuovo professionista o una nuova società che si occuperà della gestione dell’edificio. In questo caso quindi, la prassi da avviare sarà ben diversa dal caso in cui vengono esibite le dimissioni dell’amministratore all’assemblea. 

La decisione di cambiare professionista può essere presa dai condòmini riuniti in assemblea per vari motivi, come per esempio il presentarsi di problemi con l’amministratore in carica o la necessità di migliorare le performance nelle attività di gestione. Più nello specifico le motivazioni vanno divise tra revoca dell’amministratore per giusta causa e revoca non per giusta causa. Si tratta inevitabilmente di due aspetti diversi che richiedono iter differenti, infatti nella revoca per giusta causa sarà sufficiente portare agli atti l’inadeguatezza dell’amministratore in termini di legge, mentre quando questa giusta causa non è presente, i condòmini dovranno elencare tutte le motivazioni.  

Il primo caso si verifica se l’amministrazione perde i requisiti sanciti per legge (per esempio la formazione annuale obbligatoria), il secondo caso invece si presenta in tutte le altre situazioni. Queste dinamiche, comprese la nomina, la revoca e tutti gli obblighi dell’amministratore di condominio, sono regolati dall’Art. 1129 del Codice Civile.

Proprio in virtù di questo articolo, sappiano bene che la gestione del condominio richiede competenze tecniche, mansioni chiave specifiche per organizzare il condominio e devono essere svolte da un’amministrazione diligente; perciò una figura che non soddisfa tali requisiti, potrebbe compromettere il benessere e l’efficienza dell’intero condominio con conseguenze sulla vivibilità.

Prima di procedere con il cambio dell’amministratore di condominio è però importante identificare le necessità di tale modifica in modo chiaro. Tra le motivazioni da indicare per avviare il processo ci possono essere:

• problemi con l’amministratore attuale, come l’incompetenza, mancanza di trasparenza o atteggiamenti non professionali;
• mancata efficienza nella gestione del condominio, come ritardi nelle riparazioni, mancanza di manutenzione adeguata o difficoltà nella gestione delle spese comuni, potrebbero essere segnali che l’amministratore attuale non sta svolgendo il proprio lavoro in modo efficace;
• mancata convocazione dell’assemblea;
• cattiva gestione del conto corrente condominiale;
• tariffe troppo alte e non conformi agli indici di guadagno per gli amministratori;
• disaccordi e conflitti all’interno dell’assemblea condominiale che potrebbero indicare una mancanza di leadership o di una gestione inadeguata da parte dell’amministratore.

Si tratta solo di alcuni esempi, in realtà le motivazioni possono essere di più e più complesse di quelle appena elencate. Una volta identificate le necessità che giustificano il cambio dell’amministratore, è importante avviare l’iter di sostituzione attraverso alcuni step:

1. la convocazione di un’assemblea condominiale straordinaria per discutere del cambio dell’amministratore, così da poter esprimere le proprie opinioni e preoccupazioni, per raggiungere un consenso generale tra i condòmini e garantire un cambio senza attriti o divisioni all’interno del condominio;

2. la ricerca di un nuovo amministratore avviando un processo di ricerca del nuovo professionista.

3. la revoca del precedente amministratore, assicurandosi di seguire le procedure legali e le disposizioni del regolamento condominiale per rendere eseguibile la revoca;

4. l’invio della comunicazione formale, tramite pec o raccomandata, sulla decisione presa dall’assemblea all’amministratore in carica;

5. la consequenziale richiesta di tutti i documenti e le informazioni rilevanti al nuovo amministratore;

6. la nomina del nuovo amministratore che deve essere effettuata in conformità con le disposizioni del regolamento condominiale, deve essere documentata in modo appropriato.

Revoca amministratore di condominio: l’iter da seguire

In ogni momento si può revocare il mandato dell’amministratore, se si tratta di giusta causa anche un solo un condòmino può farne richiesta. Tuttavia, anche se non si trattasse di giusta causa, grazie alla recente riforma del condominio, tale revoca è molto più semplice e snella da avviare rispetto al passato.

Per poter revocare il mandato dell’amministratore e affidare la gestione ad altri, è necessario prima di tutto convocare un’assemblea straordinaria, che, grazie all’articolo n. 66 del Codice Civile, può essere convocata dai condòmini autonomamente, facendo richiesta all’amministratore che ha 10 giorni di tempo per poterla organizzare. 

Affinché l’assemblea si riunisca al fine di attuare la revoca del contratto dell’amministratore, devono essere presenti un minimo di due condomini e almeno ⅙ dei millesimi di proprietà. Inoltre, perché l’assemblea risulti valida sotto ogni punto di vista, è sempre opportuno fare una richiesta scritta (per raccomandata o pec) all’amministratore, da tenere agli atti in caso di eventuali contenziosi.

Se l’amministratore è all’inizio o a metà del mandato e non sono presenti le condizioni per avviare la revoca per giusta causa o le motivazioni promosse dall’assemblea non sono abbastanza forti, il condominio potrebbe essere comunque tenuto a pagare l’intero ammontare dell’anno di consulenza al professionista. 

In queste situazioni essere affiancati da un buon legale è fondamentale per non incorrere in problemi.

Modulo per il cambio dell’amministratore di condominio

Per poter effettuare il cambio dell’amministratore è importante sapere che esiste un modulo specifico per realizzare la sostituzione, si tratta del “Modulo di nomina del nuovo amministratore di condominio“, usato per formalizzare il processo e garantire la corretta comunicazione e registrazione del cambio.

Il modulo di nomina del nuovo amministratore di condominio contiene informazioni essenziali, come:

• i dati del condominio
• l’identificazione dell’amministratore uscente e del nuovo amministratore
• le motivazioni e le decisioni prese dall’assemblea condominiale.

Il modulo può anche includere una sezione dedicata alle responsabilità e ai compiti specifici del nuovo amministratore.

È importante compilare il modulo correttamente, includendo tutte le informazioni richieste, assicurandosi che sia validato da tutti i condòmini che partecipano all’assemblea condominiale e che hanno espresso il loro consenso per il cambio di amministratore.

Una volta compilato e firmato il modulo, esso deve essere conservato come parte della documentazione ufficiale in quanto potrebbe essere richiesto in futuro per fini di registrazione o come prova che attesti il cambio effettuato.

Procedura di sostituzione di un amministratore di condominio

Una volta selezionato il nuovo amministratore di condominio, è necessario seguire una procedura anche per effettuare la sostituzione.

In primo luogo, è opportuno un aggiornamento dei documenti e della documentazione relativa al condominio, ciò potrebbe includere l’aggiornamento dei contratti e delle polizze assicurative e l’aggiornamento delle informazioni sui condòmini nel registro condominiale.

Durante il periodo di transizione tra un amministratore e l’altro, è importante garantire una corretta gestione delle attività. Oltre ad assicurare il trasferimento corretto delle informazioni sulla documentazione rilevante, è fondamentale mantenere una comunicazione con il nuovo amministratore, così da poterlo supportare nelle iniziali relazioni con il condominio e con le sue specificità. 

Cambiare l’amministratore di condominio può essere una decisione importante per migliorare la gestione e l’efficienza del condominio. Con una buona pianificazione, collaborazione e monitoraggio, un nuovo amministratore può contribuire a creare un ambiente più armonioso e ben gestito.